Strategie - Marketing - Interim - Coaching 

Terug naar de werkplek, of toch niet helemaal?

De covid-19 situatie had en heeft een grote impact op onze maatschappij, onze sociale contacten en onze manier van werken. Iedereen en iedere organisatie heeft hier mee te maken gehad, of heeft er nog mee te maken. Naast persoonlijk leed van het moeten ervaren dat collega’s of naasten covid-19 besmet waren of ons helaas zijn ontvallen, heeft de economie het zwaar te verduren. Door de genomen maatregelen staat het water bij veel organisaties tot aan de lippen en is het in een groot aantal gevallen de vraag of de organisatie, ondanks steunmaatregelen, kan overleven. 

 

Een van de effecten van de genomen maatregelen is dat onze manier van werken, noodgedwongen, rigoureus is veranderd. Het samen met collega’s in een kamer of kantoortuin werken, overleggen of vergaderen was veelal niet meer mogelijk. Dat in moeilijke tijden veel meer mogelijk is dan we beseffen is de afgelopen maanden bewezen. Discussies en overlegstructuren of medewerkers al dan niet een deel van de tijd op een andere locatie dan in kantoor mogen werken, die normaal maanden, zo niet jaren zouden duren, waren in ultrakorte tijd beslecht. Het moest en daardoor kon het.

 

In een zeer kort tijdsbestek werd er thuisgewerkt. Waar dit niet fysiek niet mogelijk was, werden oplossingen gevonden. Het met elkaar en klanten contact houden via videodiensten als Zoom, Skype, Google Meet en Microsoft Teams was in het begin soms wat onwennig, maar gaandeweg leerden we hiermee om te gaan. Inmiddels zijn we hieraan gewend en vragen ons soms af, waarom we daar niet eerder mee zijn begonnen.  Thuiswerken bleek in veel gevallen efficiënt en effectief, al is soms ‘offline’ overleg nodig. 

 

Het thuiswerken heeft ook nadelen. Het legt soms een zware wissel op de privésituatie en niet iedereen heeft voldoende ruimte in huis om zonder blaffende honden, aandacht vragende kinderen of andere stoorzenders goed te kunnen werken. Andere belemmerende factoren zijn dat de thuiswerkplek niet altijd voldoet aan de Arbonormen, een te trage internetverbinding, of het niet hebben van een webcam of headset (die lange tijd uitverkocht waren). 

Het feit is wel dat de meeste medewerkers en werkgevers zich noodgedwongen snel aan de veranderde situatie aangepast hebben. 

 

Nu helaas het coronavirus hardnekkiger en langduriger blijkt te zijn dat iedereen gehoopt had, heeft de overheid besloten dat een aantal versoepelde covid-19 maatregelen helaas noodgedwongen teruggedraaid moeten worden. Dit houdt onder meer in dat er nog zoveel mogelijk thuis, of vanuit een veilige alternatieve locatie gewerkt moet blijven worden.

Hoewel thuiswerken snel geaccepteerd werd als tijdelijke oplossing, is het vooruitzicht om langdurig in een huiselijke omgeving te moeten blijven werken niet optimaal. Contact of overleg met collega’s, klanten, prospects, leveranciers of anderen kan nog steeds niet zoals we gewend waren en prettig vonden. Beeldschermcontact lijkt het nieuwe normaal te worden.

 

Reboarding én thuiswerken

Het gedeeltelijk terug naar kantoor, reboarden en het thuis blijven werken stelt extra eisen aan zowel werknemers en werkgevers. Het is logisch dat men vroeg of laat genoeg krijgt van het moeten volgen van allerlei maatregelen, die helaas niet altijd even duidelijk zijn en per sector en regio kunnen verschillen. Dat ons aller gezondheid hierbij centraal staat is inmiddels wel duidelijk, maar antwoorden op de vraag van ‘hoe kunnen we blijven werken en onze klanten blijven bedienen zonder de gezondheid in gevaar te brengen’ worden steeds belangrijker.

 

Voor het gedeeltelijk terugkeren naar de vertrouwde werkplek wordt regelmatig de term ‘reboarding’ gebruikt. Voor veel werknemers en zeker de nieuwe medewerkers is het een soort ‘eerste werkdag ervaring’ om terug in kantoor te zijn. Sommigen passen zich razendsnel aan, terwijl anderen hier merkbaar moeite mee hebben.  

 

Ook voor werkgevers en management is deze situatie nieuw en onwennig. Beide partijen moeten als het ware elkaar opnieuw ‘ontdekken’ en leren omgaan met de nieuwe werkelijkheid. 

De vraag is hoe doe je dat het? Niemand heeft ervaring met een dergelijke situatie, waardoor het terugvallen op literatuur of het afleiden van successen uit best-practice situaties niet mogelijk is. Al zijn er natuurlijk wel parallellen te trekken met adviezen over hoe je nieuwe medewerkers verwelkomt en hen wegwijs maakt in een organisatie. Het gaat hierbij om een soort magisch ‘wow-moment’ te creëren met als doel dat de (nieuwe) medewerker zich direct thuis voelt en gewaardeerd voelt. Hier ligt een belangrijke taak voor zowel HR- als Marketing- teams, omdat hier sprake is van employer branding. HR en Marketing hebben de taak om de organisatie als merk te positioneren voor zowel de huidige als de nieuwe medewerkers. Organisaties zijn er wel aan gewend zich met hun branding op consumenten of Business-to-Business klanten te richten, maar zijn soms nog wat onwennig om dit voor hun medewerkers te doen. Een inmiddels platgelopen uitdrukking als ‘medewerkers zijn ons belangrijkste bezit’, werkt allang niet meer. Medewerkers herkennen zich hier tegenwoordig helemaal niet meer in en worden eerder wantrouwig als ze als bezit worden beschouwd. Hierbij moeten we wel beseffen dat veel kleine en MKB-organisaties geen HR- of Marketing hebben die dit soort belangrijke aspecten kunnen invullen. Dit zijn extra taken voor toch al zwaarbelaste ondernemers, bedrijfsleiders en managers. De uitdaging is dan, hoe houden zij deze ‘extra ballen’ in de lucht?

 

Reboarding- of thuiswerkkit

Een reboarding- of thuiswerkkit kan helpen bij de (gedeeltelijke) terugkeer van medewerkers op kantoor. Maar is zo’n kit alleen wel voldoende? Een leuke pen, milieuvriendelijke thee- of koffiemok, lekkere chocolade, T-shirt of Cap met het logo van de organisatie etc. zijn allemaal welkom, maar het gaat er naar onze mening vooral om de medewerkers het warme gevoel te geven dat ze zowel thuiswerkend als op kantoor gewaardeerd worden. Een reboarding- of thuiswerkkit is dan het sluitstuk van het proces dat daaraan voorafgaat.

 

Wij onderscheiden bij het reboarding proces de volgende stappen:

  1. Maak een communicatieplan voor het gedeeltelijk reboarden of thuiswerken tijdens covid-19
  2. Creëer een moment dat blijft hangen
  3. Geef tijd en ruimte voor emotie
  4. Houdt naast algemene ook individuele reboarding gesprekken
  5. Bepaal nieuwe gewoontes
  6. Maak langer thuiswerken bespreekbaar
  7. Benoem prioriteiten
  8. Borg het proces met een reboarding/thuiswerkkit.

 

De activiteiten per stap zijn als volgt.

Communicatieplan voor het werken tijdens covid-19 

Ontwikkel een draaiboek van wat je als werkgever of leidinggevende met de gedeeltelijk

terugkerende of thuiswerkende medewerkers wilt communiceren. Beperk je hierbij tot de essentie en houdt het kort. Handig is, voordat de medewerkers daadwerkelijk gedeeltelijk terug naar kantoor komen, een videobijeenkomst te houden waarin de nieuwe situatie wordt aangekondigd en besproken. Zorg ervoor dat op de dag van deze videobijeenkomst de medewerkers de kit ontvangen hebben.  

 

Creëer een reboarding moment dat blijft hangen

De hiervoor genoemde virtuele aankondiging is eigenlijk de opstap naar het echte reboarding moment in kantoor en het ook gedeeltelijk thuis blijven werken. Dit moet goed aansluiten op de virtuele aankondiging en het gevoel verder versterken dat de medewerkers gewaardeerd worden en vooral om ze te bedanken voor hun inzet en behaalde resultaten in de moeilijke voorliggende periode. De scherpe overgang van samen- naar alleen werken en gedeeltelijk weer naar kantoor en dit langer dan verwacht moeten volhouden mag hierbij zeker benoemd worden. Sta ook stil bij hoe dit allemaal geregeld wordt en belicht ook met wat humor wat dingen die hierbij zijn voorgevallen.

 

Geef tijd en ruimte voor emotie

Sta bewust stil bij het leed wat sommige medewerkers zelf of in hun directe omgeving hebben ervaren. Dit kan zijn dat medewerkers zelf ziek zijn geweest, of een zieke naaste hebben gehad, of zelfs iemand hebben verloren aan covid-19. Gun ze de tijd en biedt een luisterend oor om bij te dragen aan het plaats geven van het ervaren verdriet. Maak indien nodig gebruik van professionele ondersteuning. Ook moeten medewerkers misschien weer wennen aan de soms minder, al dan niet virtuele, gewaardeerde gewoontes van collega’s, geef ook hiervoor ruimte en stuur waar nodig bij.

 

Houdt naast algemene ook individuele reboarding gesprekken

In een algemene gesprek worden voor iedereen herkenbare zaken benoemd en wordt aangegeven hoe de organisatie de draad weer oppakt. Zeker voor medewerkers die zelf of van nabij de gevolgen van covid-19 hebben ervaren zijn individuele gesprekken belangrijk. Zie dit als extra begeleiding of coaching. Net als hiervoor benoemd, schakel waar nodig professionals in en vermijdt de fout om zelf als psycholoog op te willen treden.

 

Bepaal nieuwe gewoontes 

Bepaal welke nieuwe en noodzakelijke en mogelijk langdurig blijvende gewoontes als de bekende 1,5 meter afstand, het handen wassen, thuisblijven bij ziekteverschijnselen, andere looproutes door kantoren, kantines en andere ruimtes nodig blijven. Beschrijf deze en benadruk het belang hiervan. Maak ook duidelijk dat deze gewoontes zonder uitzondering nageleefd moeten worden. Vraag of medewerkers elkaar hierop aanspreken en toon zelf goed voorbeeldgedrag. Als de baas de regels zelf negeert, dan kun je erop rekenen dat niemand de nieuwe maatregelen en gewoontes voor serieus neemt.

 

Maak thuiswerken bespreekbaar en mogelijk

Door de covid-19 situatie zijn thuiswerken en digitale transitie in een gigantische stroomversnelling gekomen. Ook is gebleken dat een aantal bezoeken aan klanten of andere relaties net zo goed met een videocall of videovergadering kunnen worden gedaan. Geef aan dat waar mogelijk en waar effectief gebleken de nieuwe gewoontes gehandhaafd blijven. Reizen mag, maar moet wel nuttig zijn. Door de covid-19 maatregelen is het soms niet mogelijk dat alle medewerkers gelijktijdig op kantoor mogen zijn. Blijf in zulke gevallen thuis- of op een andere locatie werken toestaan. Maak hier ook gebruik van shared offices of flex-werkplekken op centrale en makkelijk bereikbare locaties. Zorg er wel voor dat alle medewerkers regelmatig op kantoor kunnen komen om de sociale en functionele contacten met collega’s in tact te houden. Geef met name kenniswerkers de ruimte om thuis te kunnen werken en faciliteer goede (en Arbo-proof) thuiswerkplekken.

 

Benoem prioriteiten

Benoem zonder meer welke (nieuwe) prioriteiten er zijn om de achterstand of schade als gevolg van covid-19 zoveel mogelijk in te halen of te beperken. Wees hierbij realistisch en bepaal realistische doelstellingen. Maak liever wat meer kleine stapjes die lukken, dan een grote sprong die net niet lukt. Het benoemen van prioriteiten geeft de medewerkers ook het vertrouwen dat er ook ondanks covid-19 een toekomst is. Misschien een andere toekomst, maar wel een die haalbaar is en de moeite waard is om allemaal de schouders eronder te zetten.

 

Borg het proces met een reboarding- of thuiswerkkit

Het hebben van een visie en missie is belangrijk. Nog belangrijker is dat iedereen in de organisatie deze kent en onderschrijft. Een visie of missie is niet tastbaar. Mensen houden van tastbare zaken die ze aan afspraken, gedeelde ervaringen, doelstellingen of nieuwe zaken herinneren en stimuleren deze te volgen. Om de reboarding tastbaar te verankeren is een reboarding kit een uitstekend middel. Stel een reboarding kit samen die aansluit bij de waarden van uw organisatie en geef deze als tastbare herinnering van het weer terugkeren op kantoor aan uw medewerkers.

Is een reboarding- of thuiswerkkit het einde van het reboarding proces? Nee, dat is het zeker niet. Plan het komende jaar diverse momenten om met elkaar stil te staan bij het weer, al dan niet gefaseerd terugkeren in kantoor en deel lastige en goede momenten met elkaar. Alleen dan kan het proces slagen.

Wilt u meer weten of heeft u nog vragen? Bel 0651153777of mail info@marklandt.comen wij zullen u graag helpen.